En un entorno donde la transformación digital y la inteligencia artificial están revolucionando la forma en la que trabajamos, Urdaten, empresa mexicana con más de una década de experiencia simplificando la gestión de expedientes y contratos digitales, presentó su herramienta document understanding , la cual redefine cómo las organizaciones administran, protegen y acceden a su documentación.
La herramienta integra inteligencia artificial conversacional, automatización y seguridad de nivel bancario, ofreciendo a las compañías una plataforma que reduce drásticamente tiempos, costos y errores asociados a la gestión tradicional de expedientes y contratos.
“Nuestro wallet no solo interpreta solicitudes en lenguaje natural, sino que actúa como guardián de la normativa: cada interacción respeta protocolos de privacidad, trazabilidad y cumplimiento, sin que el usuario tenga que preocuparse por ello”, explicó Sergio Haro, cofundador de Urdaten.
Entorno actual
A pesar de los avances tecnológicos, gran parte de las empresas en México y Latinoamérica aún dependen de procesos manuales para manejar contratos y expedientes. Esto no solo aumenta la posibilidad de errores o pérdidas de información, sino que también implica un costo elevado. De acuerdo con Quocirca (Document Capture Trends 2024), solo el 11 % de las empresas a nivel global son completamente libres de papel.
Además, se estima que un empleado ocupa hasta 9.3 horas a la semana en búsqueda de documentos, así como llenado de formularios, lo que equivale a más de un día de jornada laboral. En un mercado cada vez más competitivo, estas prácticas representan un freno para la innovación y la productividad.
Más que un OCR
Document Understanding no se limita a digitalizar actas constitutivas : ofrece un análisis de relevancia legal que ahorra hasta 60% de tiempo, reduce riesgos y costos operativos hasta en 40%. La información se organiza en las siguientes categorías, lo que facilita la búsqueda de datos
Resumen ejecutivo: visión general del acta o contrato.
Riesgos principales en relación con las leyes actuales.
Sugerencias de mejora.
Riesgos legales específicos, dirigidos a los equipos jurídicos.
Cláusulas especiales, destacadas para que los usuarios no tengan que revisar todo el texto, sino enfocarse en lo realmente importante.
Automatización al alcance
Otro diferenciador clave es el llenado automático de formularios, que simplifica trámites cotidianos como solicitudes de crédito, procesos ante el SAT o registros en el IMSS. Lo que antes requería horas de captura manual ahora se resuelve en minutos, reduciendo errores y agilizando la operación de áreas críticas.
Chatbot y extracción inteligente
Gracias a su IA conversacional, los usuarios pueden preguntar directamente al documento y obtener información clave en segundos. Además, la tecnología de Urdaten extrae datos de forma estructurada, facilitando búsquedas y análisis posteriores. Si la digitalización se ve afectada por sellos o firmas, el sistema permite editar la información extraída para mantener la precisión.
Flexibilidad de integración
La solución puede utilizarse directamente en la interfaz de Urdaten o conectarse a la infraestructura propia de cada empresa mediante API, lo que garantiza escalabilidad y adaptabilidad a distintos entornos corporativos.
“Nuestra visión no es sustituir a las personas, sino darles más tiempo para enfocarse en lo que realmente genera valor. Hoy muchos colaboradores dedican horas a tareas mecánicas como buscar, validar o capturar documentos; con esta tecnología, ese tiempo puede destinarse a la toma de decisiones, la innovación o la atención al cliente. La inteligencia artificial debe ser un aliado, no un reemplazo”, finalizó Haro.
Es importante señalar que esta tecnología no se limita al área legal, ya que se puede adaptar a sectores como: RH, salud, logística, financieras, etc.
Con este lanzamiento, Urdaten no solo refuerza su posición como referente en la gestión documental digital, sino que también abre la puerta a una nueva etapa en la que la inteligencia artificial conversacional se convierte en un aliado estratégico para las empresas.
