La gestión eficiente de los viajes de empresa es un gran “dolor de cabeza” para la mayoría de las compañías. Se trata de una problemática con múltiples aristas, que hay que tener en cuenta si queremos que no solo sea eficiente para la empresa sino satisfactoria para sus usuarios. Esto es así porque este apartado tiene implicaciones sobre dos gamers fundamentales en la ecuación:
- La empresa; con sus necesidades de gestión, políticas de compra, procesos económicos y sistemas de información.
- El usuario, el propio viajero de la empresa, que es en definitiva el que viaja, necesita tener claras las condiciones de movilidad de su empresa, integrar sus necesidades personales y recibir una asistencia adecuada en caso de necesidad. No olvidemos que se mueve por motivos necesarios que la empresa requiere para cumplir sus objetivos, y por tanto la empresa tiene la responsabilidad de “velar” por él.
A partir de esta cuestión surgen infinidad de procesos que nos hacen incurrir en costes excesivos, por su carácter guide y por el tiempo que le dedicamos, a veces no fáciles de visualizar, pero que están inmersos en la propia dinámica de la gestión de viajes.
La empresa quiere imprimir, o debe imprimir, unos criterios de compra, que al no estar automatizados requieren de la supervisión permanente de alguien responsable de que esos criterios se cumplan, de saber quién es el usuario del servicio y a qué departamento o centro de coste va imputado, en recepcionar y autorizar el gasto, para que pueda ser contabilizado adecuadamente. Este pequeño gran proceso puede suponer la intervención de varias personas y mucho tiempo de mensajes, emails, llamadas, aprobaciones, identificación guide de documentos, y en definitiva un coste “oculto” enorme, que en muchas ocasiones es tedioso e insatisfactorio para quienes intervienen en él. La clave para resolver este problema, y en la que hemos trabajado durante bastante tiempo se llama Destinux© y es la solución que desde Consultia Enterprise Journey hemos creado para conseguir un proceso digital que elimine tiempos, sin perder la necesidad de management que la empresa requiere.
En este sentido, el sistema que implante una empresa para controlar su gestión de viajes debe tener integrada la estructura por centros de costes que la propia empresa tiene. Este es un paso previo que permitirá posteriormente que los datos se integren automáticamente, asignados al centro de coste al que imputar dichos gastos. Una previa parametrización adecuada evitará errores posteriormente y una asignación de costes automatizada. Además, el sistema debe incorporar las políticas de compra que el usuario ha de cumplir, además de sus características y necesidades personales, el objetivo es que el propio sistema permita validar el cumplimiento de dichas políticas evitando trasiegos de informaciones y tomas de decisiones permanentes que no aportan valor. Si conjuntamente nos permite obtener un indicador del cumplimiento de políticas de compra, identificar quién las cumple, y quién no las cumple, cuál es el motivo, nos acerca a un modelo que nos aporta una información privilegiada y cuantificada, clave para poder tomar decisiones de actuación.
En ocasiones el usuario analiza y busca opciones para saber qué servicios requiere para acometer su desplazamiento, sencillamente le pasa la información a una tercera persona de la empresa, para que esta haga esa búsqueda, con continuos trasiegos de informaciones, opciones, validaciones. Por ello, es clave aportar al usuario un inventario de productos y servicios amplio, capaz de darle en la inmensa mayoría de ocasiones la opción clara, y sin necesidad de trasladar esta información a una tercera persona, simplemente finalizando él mismo el proceso de reserva, y zanjar la misma en el menor tiempo posible. Este proceso debía ser rápido e intuitivo, incorporar las políticas de compra de la empresa, para darle la tranquilidad de que lo que hace está aprobado, eliminarle el máximo de fricciones (precios ópticos que luego cambian, proceso de pago al finalizar la reserva, …), es decir todo aquello que le pudiera liberar tiempo y tomar una decisión rápida y fácil.
Otra de las problemáticas que ocupan tiempo, incertidumbre e insatisfacción, es la disponibilidad de la documentación de viaje; ¿dónde está mi bono de resort?, ¿dónde está mi billete de avión?, ¿me lo han enviado o no?, ¿estará en la carpeta de spam? Debíamos encontrar una forma de trabajo que evitara esta incertidumbre, que a la larga se traduce en más tiempo de búsqueda, emails y llamadas, hasta que localiza su documento. Dentro Destinux, hemos creado la “Agenda de usuario”, un espacio on-line donde se clasifican y se guardan de forma clara según la agenda de viaje, en los días y horarios en que debe utilizar dicho servicio, de esta forma toda la documentación del viaje siempre está accesible y localizable. Reduciendo los tiempos de búsqueda a “0”, y evitando cualquier error de pérdida.
Finalmente, esos consumos deben viajar en forma de factura o datos a la empresa, para su validación, contabilización, asignación correcta al centro de coste, proyecto, o cualquier otra figura organizativa de la empresa, que le sea útil para el análisis posterior de la información. Esto lo resolvimos con la integración whole de los datos en el ERP de la empresa, evitando errores, tiempo de gestión y procesos manuales. Esta integración puede automatizarse en la forma y modo que la empresa considere, puede introducir momentos de management antes de que el dato entre en su sistema de gestión, o puede realizarse de forma automática, on-line, una vez al día, una vez a la semana, … en la forma que la empresa considere mejor para sus necesidades. De nuevo aquí la empresa tiene la potestad de automatizar al máximo el tratamiento de la información, y para ello period necesario un sistema versátil y adaptativo progresivamente a los criterios de la empresa.
Ganar tiempo a los procesos, eliminar errores, aportar seguridad, información y management y ofrecer confort a todos los implicados en el proceso son criterios claves en una plataforma tecnológica que nos permita gestionar de forma eficiente nuestra partida de viajes y gastos. Todo esto debe ser tenido en cuenta en el desarrollo de nuevas soluciones. Gracias a esta solución tecnológica los clientes llegan a ahorrar más de 4 euros por cada euro invertido lo que ha permitido que el 100% de los que tienen implantado este módulo continúen usándolo, enriqueciéndolo con sus sugerencias, que ayudan a que el sistema mejore de forma permanente.
Juan Manuel Baixauli,
Fundador y COO en Consultia Journey
” Fuentes www.observatoriorh.com ”
