Publicado el 07 de julio de 2022<\/em><\/p>\n Por \u00c1ngela Fern\u00e1ndez. Fundadora de Travelteca.<\/em><\/strong><\/p>\n Si hay un mal com\u00fan de los profesionales actuales, y me atrever\u00eda a decir que transversal de todos los sectores, es la sensaci\u00f3n continuada de falta de tiempo. La mayor parte de los profesionales refieren al ultimate de la jornada que les quedan tareas por hacer o que les hubiese gustado que les diese tiempo a hacer m\u00e1s cosas.<\/p>\n En el caso de los agentes de viajes, no solo les cuesta dar salida a todas las tareas que tienen que hacer, como ponerse en contacto con un resort, preparar un presupuesto, emitir unos vuelos, cargar un nuevo producto en la internet\u2026 Sino a gestionar las tareas que entran nuevas cada d\u00eda. Esas tareas que no sabemos cu\u00e1ndo entrar\u00e1n ni en qu\u00e9 volumen, como son la visita de un cliente a la agencia, las llamadas de tel\u00e9fono o emails solicit\u00e1ndonos una nueva cotizaci\u00f3n, y que se suman a la lista de tareas previas que ya ten\u00edan.<\/p>\n Ser m\u00e1s productivo o productiva nos ayuda a anticiparnos ante este tipo de tareas, y en especial para \u00e9pocas en las que sabemos que el volumen de trabajo va a ser muy superior a lo routine, y dar una mejor salida a todas ellas.<\/p>\n Este verano 2022 las agencias de viajes cuentan con dificultades adicionales, y es que, a pesar de la recuperaci\u00f3n del sector y del aumento de las ventas, muchos no recibir\u00e1n el pago de estas hasta que se acerque el viaje no pudiendo incorporar todav\u00eda al 100% de las plantillas que ten\u00edan en ERTE. Adem\u00e1s de la dificultad a\u00f1adida de muchas agencias para encontrar private cualificado, una dificultad extendida en el panorama laboral basic.<\/p>\n El aumento del volumen de trabajo y falta de private es un problema al que muchas agencias de viajes se enfrentar\u00e1n este periodo estival.<\/p>\n En m\u00faltiples ocasiones comenzamos a recapacitar sobre la necesidad de ser m\u00e1s productivos en el momento en el que ya hemos sobrepasado nuestra capacidad productiva. Cuando el n\u00famero de tareas pendientes y la duraci\u00f3n de las mismas excede el tiempo disponible a lo largo de nuestra jornada.<\/p>\n Es muy importante anticiparse a ser m\u00e1s productivos antes del aumento del volumen de trabajo, como es el caso del verano. La creaci\u00f3n de procesos es una de las t\u00e9cnicas de productividad que deber\u00edamos implementar antes de que llegue el periodo de mayor sobrecarga de trabajo y de la que quiero hablarte hoy.<\/p>\n Lo llamamos creaci\u00f3n de procesos a documentar el paso a paso de c\u00f3mo yo realizo una tarea. En especial de aquellas tareas que hago de forma frecuente, como podr\u00eda ser la cotizaci\u00f3n de una nueva solicitud. Crear el proceso consistir\u00eda en documentar todos los pasos que yo sigo desde que recibo la petici\u00f3n por correo u otra v\u00eda hasta que le env\u00edo la cotizaci\u00f3n al cliente y doy la tarea por concluida.<\/p>\n El error m\u00e1s com\u00fan es pensar que estando solos o solas no necesitamos crear procesos, porque yo mismo o yo misma s\u00e9 qu\u00e9 tengo que hacer, cu\u00e1ndo hacerlo, c\u00f3mo hacerlo, d\u00f3nde est\u00e1n los documentos que necesito, c\u00f3mo se accede a determinada plataforma\u2026 Y precisamente porque es algo que solo t\u00fa sabes hacer es necesario que se documente.<\/p>\n Pong\u00e1monos en la situaci\u00f3n de que t\u00fa solo o sola gestionas tu agencia de viajes o realizas determinada tarea en un equipo de profesionales, y ante un volumen alt\u00edsimo de solicitudes o una baja laboral (que no se nos olvide que siempre podemos caer enfermos de forma repentina y tener que seguir facturando) necesitas incorporar r\u00e1pidamente a alguien en el equipo. En muchas ocasiones no contratamos private porque tenemos tantas tareas que hacer que no podemos precisamente buscar o formar a otra persona, y acabamos haci\u00e9ndolo nosotros y manteniendo en el tiempo esa situaci\u00f3n.<\/p>\n De aqu\u00ed que sea imprescindible crear procesos antes de tener un alto volumen de trabajo o de tenerlos ya creados por si surge alg\u00fan imprevisto que nos aparte de nuestro puesto de trabajo.<\/p>\n Es importante que el proceso est\u00e9 bien detallado para evitar precisamente que una mala documentaci\u00f3n del mismo se convierta en un nuevo foco de creaci\u00f3n de tareas. Si un nuevo miembro del equipo se incorpora a la agencia para ayudar en un periodo de m\u00e1s trabajo, como en verano, y le hacemos leer el proceso para comenzar a trabajar desde el primer momento de forma independiente, pero no sabe c\u00f3mo se accede al sistema o d\u00f3nde encontrar un tarifario, se pondr\u00e1 en contacto con nosotros y a\u00f1adir\u00e1 una tarea m\u00e1s en nuestra lista de tareas a realizar.<\/p>\n En la creaci\u00f3n de procesos debemos contemplar dar respuesta a todas las preguntas que se puede plantear una persona que lee ese proceso de cero y para ello debemos documentar qu\u00e9 hay que hacer exactamente, cu\u00e1ndo hay que realizar la tarea, cu\u00e1l es el paso a paso, d\u00f3nde est\u00e1 todo el materials que ser\u00e1 necesario para llevar la tarea a cabo (contrase\u00f1as, programas inform\u00e1ticos, documentos\u2026), qui\u00e9n es el responsable de hacer cierta tarea en el caso de intervengan varios miembros del equipo, y cu\u00e1les son las incidencias m\u00e1s comunes o posibles dificultades a la hora de hacer la tareas y c\u00f3mo resolverlas.<\/p>\n Todos estos procesos estar\u00e1n recogidos en un guide de operaciones o guide de procesos, que en funci\u00f3n del negocio, puede estar impreso en formato f\u00edsico o bien colgado en un entorno digital, como en la nube o en una intranet. En formato digital se puede actualizar m\u00e1s f\u00e1cilmente, se pueden a\u00f1adir hiperv\u00ednculos a otros procesos o documentaci\u00f3n y se puede documentar el proceso en otros formatos, como el v\u00eddeo.<\/p>\n Pero crear un proceso no solo nos sirve para incorporar a nuevo miembro del equipo a la agencia de viajes, sino tambi\u00e9n para que cada tarea que se realiza en la agencia se haga siempre de la misma forma y creemos marca. Una forma de hacer las cosas concreta que nos identifica de cara a nuestros clientes.<\/p>\n Cuando ya hemos determinado los procesos y veo el paso a paso puedo adem\u00e1s identificar algunas partes sobre las cuales me puedo adelantar y crearme una plantilla. En el ejemplo que est\u00e1bamos presentando, podr\u00edas tener ya una plantilla guardada en tu gestor de correo para avisarle al cliente de que has recibido su solicitud y en el plazo que le dar\u00e1s respuesta, una plantilla para presentar el presupuesto o el itinerario de viaje de una forma ordenada y profesional, o una plantilla con los t\u00e9rminos y condiciones de los servicios ofertados.<\/p>\n El an\u00e1lisis del paso a paso que vamos a documentar en el proceso tambi\u00e9n nos ayuda a buscar posibles herramientas digitales a trav\u00e9s de las cuales automatizar el proceso completo o parte de este. Puede ser una tarea que nos lleva poco tiempo y pensar que no merece la pena automatizarla, pero piensa cu\u00e1ntas veces la realizar\u00e1s a lo largo de todo el verano.<\/p>\n La creaci\u00f3n de plantillas y la automatizaci\u00f3n del proceso completo o parte de este adem\u00e1s disminuye las posibilidades de cometer un error humano.<\/p>\n Pero, \u00bfc\u00f3mo crear procesos y plantillas cuando el verano ya se nos ha echado encima? Aqu\u00ed est\u00e1 el quid de la cuesti\u00f3n. Debemos evitar que crear un proceso se convierta en una tarea m\u00e1s a realizar. Recordemos que debemos documentar primero aquellas tareas que hacemos de forma m\u00e1s frecuente, por lo que la probabilidad de que vayamos a hacerla de nuevo pronto es muy alta y podemos aprovechar precisamente el documentar el proceso mientras la hago. \u00bfEst\u00e1s haciendo el paso de c\u00f3mo calcular el precio del servicio?<\/p>\n Puedes grabar la pantalla y que se vaya quedando guardado c\u00f3mo lo haces. \u00bfEst\u00e1s viendo la disponibilidad de habitaciones en la plataforma del resort? Haz pantallazos del proceso y s\u00fabelo en un documento. Para crear un guide de operaciones o procesos con todos los procesos la clave es ir documentando poco a poco cada proceso en el momento en el que lo est\u00e1s haciendo, y se convierta en un h\u00e1bito. Con el tiempo podr\u00e1s ampliar la documentaci\u00f3n para contemplar otras casu\u00edsticas, pero lo importante es comenzar a documentar el proceso.<\/p>\n La segunda t\u00e9cnica de productividad que quer\u00eda traerte es el establecimiento de las tareas prioritarias. De toda esa lista de tareas pendientes, \u00bfde verdad cu\u00e1les son imprescindibles? Y de estas, \u00bfcu\u00e1les son prioritarias? Es muy evidente que tienes que realizar primero las tareas prioritarias, pero no siempre sabemos qu\u00e9 tareas son prioritarias dentro de la agencia de viajes.<\/p>\n Hay dos tipos de tareas que son prioritarias en una agencia de viajes, trabajar para nuestros clientes, porque nos da dinero, y hacer advertising, porque nos trae clientes. Desgraciadamente, el 90% de nuestra jornada la pasamos haciendo lo primero, no priorizando las tareas que atraen a nuevos clientes.<\/p>\n Para poner soluci\u00f3n a este problema, la clave es planificar por adelantado aquellas tareas que hay que seguir realizando, aunque ese d\u00eda recibas llamadas de tel\u00e9fono, recibas cien emails o entren diez clientes por la puerta. No puedes planificar cu\u00e1ntas veces vas a tener interrupciones o cu\u00e1ndo ser\u00e1n, pero s\u00ed sabes que todas esas situaciones van a surgir y puedes planificar un tiempo para gestionarlas.<\/p>\n Registra durante un par de d\u00edas cu\u00e1nto tiempo atiendes tareas que no estaban previstas, como llamadas, emails o visitas, y saca el tiempo de media que dedicas al d\u00eda a este tipo de tareas. Si son cinco horas, ya sabes que cuentas al d\u00eda con tres horas para realizar las tareas que tambi\u00e9n son prioritarias, como seguir consiguiendo nuevos clientes enviando una campa\u00f1a de electronic mail o actualizando los servicios en la p\u00e1gina internet.<\/p>\n \u00bfY c\u00f3mo ser m\u00e1s productivo en esas tres escasas horas que tenemos para hacer todas las tareas que no son atender a mis clientes? Aqu\u00ed la tercera t\u00e9cnica de productividad de la que te hablar\u00e9 hoy, el time blocking, o bloques de tiempo. Es una t\u00e9cnica de gesti\u00f3n del tiempo en la que se basan muchas estrategias de productividad, y consiste en planificar el d\u00eda y semana por adelantado haciendo bloques de tiempo para realizar tareas espec\u00edficas, como si del horario del colegio se tratase. De tal hora a tal hora redactar la publication, de tal hora a tal hora subir a la internet el nuevo itinerario para safaris\u2026<\/p>\n Las claves para aplicar el time blocking con \u00e9xito son:<\/p>\n Una correcta gesti\u00f3n del tiempo y el aumento de productividad consecuente de esta gesti\u00f3n se basa, en el caso de los negocios estacionales como las agencias de viajes, en la anticipaci\u00f3n y en la integraci\u00f3n de las tareas entrantes dentro de la planificaci\u00f3n.<\/p>\n \u00c1ngela Fern\u00e1ndez es la fundadora de Travelteca, la primera escuela on-line creada por y para profesionales del turismo por la que han pasado m\u00e1s de 1.600 alumnos, y formadora y conferenciante del sector tur\u00edstico que ha dado ponencias en congresos y convenciones de grupos como Airmet, Traveltool, Grupo Star o Meli\u00e0 Professional Journey Labs. <\/em><\/p>\n Recibe nuestro bolet\u00edn en un mensaje diario de WhatsApp. A\u00f1ade a tus contactos el n\u00famero +34646572336 <\/b> y env\u00eda un whatsapp con la palabra ALTA.<\/em><\/p>\n Tambi\u00e9n puedes escuchar nuestro podcast diario en SoundCloud<\/a>, IVOOX, <\/a>Spotify<\/a>, Apple Podcasts<\/a> y Google Podcasts<\/a>. <\/em><\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.smarttravel.news\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/ANGELA-FERNANDEZ-Fundadora-de-Travelteca.jpeg\")
<\/a><\/p>\n<\/p><\/div><\/div><\/div>\nT\u00e9cnicas de productividad que puedo aplicar en mi d\u00eda a d\u00eda para una mejor gesti\u00f3n de mis tareas pendientes<\/h4>\n
Crear procesos<\/h4>\n
Jerarquizar o priorizar<\/h4>\n
Time blocking<\/h4>\n
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Conclusi\u00f3n<\/h4>\n