A medida que las organizaciones van anim\u00e1ndose a realizar nuevamente viajes de negocios<\/strong>, deber\u00e1n prepararse mejor, considerando las ventajas de las nuevas tecnolog\u00edas que otorgan m\u00e1s tranquilidad, mayor automatizaci\u00f3n y controles m\u00e1s robustos.
\n<\/p>\n Si bien a\u00fan la inesperada disaster sanitaria no tiene un remaining claro, afortunadamente las medidas para controlarla han logrado bajar los \u00edndices de internaciones y mortandad en forma abrupta. Sabemos que, en 2020, los gastos totales de viajes de negocios a nivel mundial se contrajeron (seg\u00fan diferentes estudios) entre un 60% a 70%. Durante el 2021 se comenzaron a verificar subas significativas en los viajes corporativos. Sin embargo, las cosas no volver\u00e1n a ser como antes<\/span>.\u00a0
\n<\/p>\n Los expertos afirman que, si siguen increment\u00e1ndose las dosis de vacunaci\u00f3n, y si se consigue vacunar a los menos adeptos, el momento de la inmunidad colectiva seguramente se acelerar\u00e1. Pero se trata de un terreno tan poco preciso que los m\u00e1s expertos tienen opiniones desencontradas. El hecho es que muchas organizaciones est\u00e1n comenzando a volver a las oficinas, en su mayor\u00eda, con alg\u00fan r\u00e9gimen h\u00edbrido (combinando el trabajo presencial con el digital). En nuestro caso, hemos comenzado durante el \u00faltimo trimestre de 2021 a tener reuniones internas presenciales y a visitar o recibir clientes en nuestras oficinas.
\n<\/p>\n No sabemos a ciencia cierta en qu\u00e9 medida las reuniones virtuales reemplazar\u00e1n a los viajes corporativos. Pero no tenemos dudas que las organizaciones deber\u00e1n prepararse para la vuelta de los viajes de negocios<\/strong><\/span>.\u00a0
\n<\/p>\n El cambio m\u00e1s significativo que da forma a nuestro pensamiento sobre el regreso de los viajes corporativos es el aumento de las tasas de vacunaci\u00f3n <\/strong>en el mundo y el \u00e9xito de la misma respecto de las consecuencias graves de los contagios. Ahora bien \u00bfCu\u00e1ndo ser\u00e1 la vuelta a la normalidad? \u00bfHabr\u00e1 normalidad? \u00bfO nueva normalidad? Recordemos que cuando hablamos de “normal” nos referimos en normal a lo que act\u00faa como regla<\/strong> o modelo<\/strong>, y a lo que se ajusta, debido a su naturaleza, a preceptos establecidos con antelaci\u00f3n.
\n<\/p>\n Un ejemplo que podr\u00edamos haber utilizado hace a\u00f1os atr\u00e1s podr\u00eda ser “Es normal que para cerrar un negocio importante las partes se conozcan personalmente” \u00bfSigue siendo esto as\u00ed? Hace poco una persona conocida compr\u00f3 una propiedad muy relevante a far de kil\u00f3metros, sin haberla visitado y firmando electr\u00f3nicamente. O bien, “es normal que un coleccionista que desea una obra de arte se pueda palparla f\u00edsicamente antes de adquirirla”; otra cosa que ha cambiado si vemos c\u00f3mo funcionan los NFT (tokens no fungibles), que son activos digitales \u00fanicos que generalmente se utilizan para representar obras de arte y objetos de colecci\u00f3n. \u00bfParece una locura? Un reciente growth ha visto c\u00f3mo muchos NFT individuales se venden por m\u00e1s de $1 mill\u00f3n de d\u00f3lares cada uno.
\n<\/p>\n A pesar de los riesgos que presentan las nuevas variantes del COVID-19 sus mutaciones, y la limitada duraci\u00f3n de la inmunidad a la vacuna, el aumento de las tasas de vacunaci\u00f3n est\u00e1 mejorando parte de la ansiedad y\/o necesidad de viajar.\u00a0
\n<\/p>\n El aumento en la tasa de vacunaci\u00f3n en el mundo abre nuevas posibilidades para los viajes de negocios.<\/p>\n<\/div>\n Muchas organizaciones y sus responsables de “Travel Management<\/strong>” nos consultan en forma creciente respecto de las tendencias en viajes de negocios.<\/span>
\n<\/p>\n El COVID-19 ha sabido dotar a las organizaciones de mayor flexibilidad en sus lugares de trabajo. Se ha incrementado incre\u00edblemente la cantidad de trabajadores temporales y “freelancers” a partir de la pandemia, seg\u00fan datos duros que proveen las plataformas tecnol\u00f3gicas creadas para estos fines. Asimismo, muchas empresas han comenzado a adoptar acuerdos permanentes de trabajo remoto para un subconjunto de sus empleados donde esta modalidad es viable.
\n<\/p>\n A primera vista y sin mucho an\u00e1lisis, quienes ten\u00edan el potencial de trabajar en forma remota, han adaptado sus rutinas y tecnolog\u00edas para hacerlo. En una primer etapa que ya ha quedado atr\u00e1s, la adaptaci\u00f3n fue de todo lo m\u00ednimo e indispensable para operar. Luego, y es lo que est\u00e1 ocurriendo actualmente, los temas de ciberseguridad y management interno son los que est\u00e1n ocupando a las organizaciones. Es sabido que al cambiar significativamente la forma de operar el “tablero de ajedrez” de los riesgos se modifica dram\u00e1ticamente.
\n<\/p>\n Dicho esto, tambi\u00e9n debemos admitir que no hay consenso entre los l\u00edderes empresariales sobre el modelo ultimate y hasta qu\u00e9 grado la organizaci\u00f3n debe moderar esta flexibilidad. Pareciera que mirar lo que hacen las dem\u00e1s organizaciones hoy pareciera ser la estrategia m\u00e1s generalizada.
\n<\/p>\n Existen casos de trabajadores (a veces profesionales, t\u00e9cnicos o alta gerencia \/ direcci\u00f3n) para los cuales los viajes se consideran esenciales para el “delivery” de sus trabajos<\/strong>, o para realizar negocios. Estos individuos reanudaron sus viajes tan pronto como las autoridades de cada lugar se los permitieron<\/span>. En los casos de distancias m\u00e1s cortas, la opci\u00f3n de tren y los coches privados fue preferible.
\n<\/p>\n Una gran parte de los colaboradores se transformaron en “viajeros no esenciales”, d\u00e1ndose cuenta de que pueden prescindir de traslados costosos y reducir permanentemente sus presupuestos de viajes corporativos. \u00bfLa eficacia de sus actividades es la misma? A\u00fan es prematuro para afirmarlo y depender\u00e1 en gran parte del contexto que brinde la organizaci\u00f3n, de las caracter\u00edsticas y entorno del trabajador, y de sus competencias y habilidades, como as\u00ed tambi\u00e9n las de sus “l\u00edderes a distancia”. El avance tecnol\u00f3gico viene colaborando significativamente a la supresi\u00f3n de viajes en este segmento de colaboradores, y es m\u00e1s que possible que ya no vuelvan a viajar como lo hac\u00edan.
\n<\/p>\n En determinados casos, organizaciones m\u00e1s nuevas, de menor tama\u00f1o y en normal digitales, aprovechar\u00e1n la oportunidad que se est\u00e1 dando de venta de servicios offshore, para viajar, construir redes y relaciones, y concretar oportunidades.
\n<\/p>\n Todas estas tendencias, visualizaci\u00f3n de la realidad y algunas conjeturas, marcan la tendencia de los viajes corporativos para los a\u00f1os venideros.
\n<\/p>\n Por otro lado, a diferencia de lo que muchos pronosticaron respecto de que sobrar\u00edan tickets a\u00e9reos y se podr\u00eda elegir c\u00f3mo viajar a valore m\u00e1s bajos, sucede todo lo contrario. La volatilidad de los precios y la disponibilidad de pasajes, sumado a los cambios abruptos en los horarios ha desorganizado las agendas m\u00e1s ordenadas de los ejecutivos. Son muchos los factores que explican este fen\u00f3meno que impacta en la planificaci\u00f3n de los viajeros, pero tambi\u00e9n de las aerol\u00edneas que ya ven\u00edan demasiado golpeadas y no terminan de poder calibrar esta situaci\u00f3n que se muestra como un blanco m\u00f3vil producto de que la disaster sanitaria sigue castigando a la poblaci\u00f3n mundial y va por su tercer ola.
\n<\/p>\n Existen tres grandes problemas en toda rutina empresarial que deben estar en armon\u00eda con la estrategia:<\/span>
\n<\/p>\n – Procesos:<\/strong> resulta basic contar con una pol\u00edtica adecuada de “T&E”. De acuerdo con nuestros estudios, la mayor\u00eda de las irregularidades ocurridas en este proceso ocurren por desconocimiento de la pol\u00edtica aplicable, por la puesta en marcha de pol\u00edticas no consensuadas con los que la deben utilizar, por la complejidad y en oportunidades la inaplicabilidad de las mismas. Una buena pol\u00edtica de T&E servir\u00e1 es el comienzo de la soluci\u00f3n.
\n<\/p>\n Algo importante que quien administre este circuito debe comprender es que ya no van m\u00e1s las pol\u00edticas r\u00edgidas que duraban una d\u00e9cada. Hoy el alto nivel de incertidumbre requiere de agilidad y flexibilidad, lo que impactar\u00e1 indefectiblemente en las pol\u00edticas escritas, las que podr\u00e1n ir mutando a\u00f1o a a\u00f1o.
\n<\/p>\n – Personas:<\/strong> quienes deben cumplir con las pol\u00edticas y procedimientos son las personas. Son quienes viajan, salen a comprar por fondo fijo, los representantes comerciales que venden los producto \/ servicios del a organizaci\u00f3n. No debemos cometer el error de implementar pol\u00edticas, procedimientos y tecnolog\u00eda sin participarlos. Los cambios deben ser gestionados. Una estrategia de gesti\u00f3n del cambio que se monte sobre la gesti\u00f3n del proyecto al implementar una nueva pol\u00edtica y\/o tecnolog\u00eda adecuada, ser\u00e1 basic y definitoria. Esto se traducir\u00e1 en una adecuada estrategia de comunicaci\u00f3n, capacitaci\u00f3n, concientizaci\u00f3n, an\u00e1lisis de impactos en las personas y respuestas efectivas a los mismos, medici\u00f3n de la efectividad del cambio y ajustes sobre la marcha hasta alcanzar los objetivos propuestos.
\n<\/p>\n Los empleados pasar\u00e1n por un per\u00edodo de ajuste a medida que reanuden sus viajes de negocios. El rol de los l\u00edderes aqu\u00ed es basic, ya que apuntalar\u00e1n a sus equipos respecto de lo que es importante, lo que es correcto, la apertura para plantear inquietudes. En definitiva, transmitir\u00e1n mayor seguridad y previsibilidad, dentro de lo cambiante que resulta el entorno.
\n<\/p>\n – Tecnolog\u00eda: <\/strong>constituye hoy el pilar que m\u00e1s ha cambiado la forma de administrar este circuito. Quienes nos ocupamos de asesorar respecto de las erogaciones de las organizaciones por fuera del circuito de compras, solemos ya dividir a estas en las que “tienen tecnolog\u00eda adecuada” y las que “siguen operando con xls”.
\n<\/p>\n La transformaci\u00f3n digital de T&E consiste en l\u00edneas generales de dotar a estos procesos y poner a disposici\u00f3n de la gente con el mayor nivel de automatizaci\u00f3n posible la captura digital de comprobantes, la facilidad para automatizar su registraci\u00f3n mediante OCR (lectura \u00f3ptica de caracteres) con AI (inteligencia synthetic), el c\u00f3mputo preciso de los impuestos aplicables, la rendici\u00f3n de kil\u00f3metros tambi\u00e9n con AI (Ej. Google Maps), la integraci\u00f3n con otros medios de pago (Ej. Mercado Pago), la integraci\u00f3n con prestadores de servicio de transporte (Ej. Cabify), la integraci\u00f3n con prestadores de servicios de flamable (Ej. YPF en Ruta), la automatizaci\u00f3n de las rendiciones de tarjetas de cr\u00e9dito, es decir, que las rendiciones se preparen solas sin intervenci\u00f3n humana, que los bancos suministren informaci\u00f3n de las tarjetas en l\u00ednea (es decir, sin esperar a que llegue el resumen de cuenta), que las aprobaciones sigan el flujo definido y demoren solo pocos minutos.\u00a0
\n<\/p>\n Estas soluciones deber\u00edan integrarse con los ERPs <\/strong>(plataformas de gesti\u00f3n integradas en las organizaciones), mediante cuentas contables, centros de costos, proyectos, y con las plataformas de RRHH si fuera necesario.
\n<\/p>\n Tambi\u00e9n estas plataformas dotan a la organizaci\u00f3n de las ventajas de trabajar sobre la nube, con altos niveles de seguridad inform\u00e1tica, utilizar plataformas anal\u00edticas, hallar los comprobantes digitalizados en el momento, incluso cuando estos han sido subidos hace a\u00f1os, y administrar una bater\u00eda de controles producto de la gran experiencia en auditor\u00eda que se ha acumulado sobre este circuito.
\n<\/p>\n Pero sin duda el componente que est\u00e1 marcando hoy la tendencia en las herramientas inform\u00e1ticas es la flexibilidad y agilidad que se exigen a las pol\u00edticas: la tecnolog\u00eda deber\u00eda acompa\u00f1ar los cambios necesarios mediante el uso de m\u00e1s par\u00e1metros y menos programaci\u00f3n. Esto se da como respuesta a lo que mencion\u00e1bamos m\u00e1s arriba.
\n<\/p>\n Se trata de una de las plataformas tecnol\u00f3gicas m\u00e1s avanzadas metodol\u00f3gica y tecnol\u00f3gicamente para administrar mediante el uso de cualquier dispositivo de escritorio o m\u00f3vil, anticipos y rendiciones de gastos, fondos fijos, utilizaci\u00f3n de tarjetas de cr\u00e9dito y todo recurso que implique realizar erogaciones por parte de muchas personas en un \u00e1mbito corporativo.
\n<\/p>\n Ha sido ganadora de m\u00faltiples premios nacionales e internacionales. En 2017 fue reconocida como la mejor Startup Fintech de Argentina y Uruguay otorgado por VISA y Finnovista (Visa In every single place Initiative).
\n<\/p>\n![\"El](\"https:\/\/assets.iprofesional.com\/assets\/jpg\/2021\/05\/516960.jpg?7.2.13\")
<\/p>\nEstando as\u00ed las cosas, \u00bfqui\u00e9n viajar\u00e1 por negocios?<\/h2>\n
Las 3 claves para reorganizar los procesos de “T&E” (journey and bills)<\/h2>\n
Acerca de T&E Specific<\/h2>\n