GENERALI Espaa perteneciente al Grupo GENERALI, es una de las principales aseguradoras del mercado espaol. Presente en el pas desde 1834 presta servicio a ms de 3 millones de clientes, entre particulares y empresas. En la actualidad, GENERALI cuenta con 1.752 empleados en Espaa. Y una de las redes de oficinas con mayor presencia en nuestro pas que incluye cerca de 1.600 puntos de atencin al cliente. Adems, ofrece una completa oferta de seguros, donde las soluciones personalizadas y la innovacin son claves. Junto a estos dos principios bsicos, el Grupo muestra su compromiso con la sostenibilidad como uno de los ejes bsicos de su estrategia corporativa.
Y es, precisamente, ese compromiso con la sostenibilidad lo que lleva a GENERALI a impulsar su transformacin digital y su poltica paperless. Concretamente, en el entorno de la gestin de los Gastos de Viaje, la aseguradora buscaba, adems, implementar un proceso automatizado. El objetivo adicional period integrar y agilizar todas las funciones en un workflow nico que incluyera desde el reporte hasta la contabilizacin. Y, siempre, bajo las premisas de la eficiencia y el management analtico.
Con ello, los responsables de GENERALI Espaa apuntaban a la automatizacin de la gestin de los gastos de viaje para optimizar y ahorrar tiempo al entorno administrativo. Pero, tambin, para mejorar la experiencia de los empleados y, por supuesto, para minimizar el uso del papel en este tipo de procesos.
Asegurar el camino, identificando primero, los puntos dbiles
GENERALI empleaba un sistema tradicional para gestionar los gastos de sus empleados. Estos daban de alta los tickets para que sus responsables pudieran aprobarlos. Acto seguido, rellenaban un formulario que se imprima y se enviaba, junto con los tickets al departamento de gestin central. Aqu se cotejaba cada ticket y, en caso de validarse positivamente, se aprobaba el pago al empleado.
Este mtodo presentaba una serie de desventajas como la falta de agilidad e inmediatez, aspectos necesarios para no alargar estos procesos. Adems, no respondan a dos de las apuestas estratgicas de la compaa: la digitalizacin y su compromiso con una cultura empresarial sin papeles.
Reclamaciones peridicas, prdidas de tiempo, errores recurrentes y la falta de visibilidad y transparencia, hicieron que la aseguradora buscara el apoyo de la gestin automatizada de los gastos de viaje para mejorar esta dinmica. Tambin, para proporcionar una mejor experiencia de uso a todos los implicados.
Mart Jo Ruiz, director de Contabilidad de GENERALI Espaa explica que “debido al gran nmero de empleados y a su amplia red de distribucin, para GENERALI era necesario dar el salto a una aplicacin enteramente digital. Una aplicacin que, adems, eliminara el papel para cumplir as con nuestro compromiso de la sostenibilidad. Buscbamos tambin, un aplicativo que permitiera una mayor agilizacin en los procesos administrativos.”
Las cosas claras para elegir bien
Identificadas las reas de mejora, GENERALI llev a cabo una comparativa entre los principales proveedores del sector. Se decant por ZTravel por la versatilidad de su uso, ya que ofrece, prcticamente, los mismos servicios va Net y APP, a travs de ZTravel Subsequent. Tambin por tratarse de una solucin que se adaptaba bien al da a da de los trabajadores.
Mart Jo Ruiz, director de Contabilidad de GENERALI Espaa aclara que “la implementacin de ZTravel por parte de GENERALI es relativamente reciente, pero s podemos confirmar su buena acogida gracias a su planteamiento enteramente digital, a la posibilidad multidispositivo para acceder a la aplicacin y al carcter intuitivo en su uso. Adems, GENERALI, siempre preocupada por el bienestar de sus empleados, ofreci dos sesiones formativas va Teams para explicar el funcionamiento de esta nueva aplicacin”.
Tras la apertura de la solucin a toda la compaa a finales del mes de enero, empleados ubicados en todo el territorio nacional utilizan el nuevo sistema de forma asidua para liquidar todos los gastos incurridos en sus desplazamientos por gestiones comerciales. No obstante, en esta poca en la que los viajes se han reducido drsticamente lo ms relevante de esta implantacin es que ha permitido digitalizar el proceso y eliminar del papel. Dos de los objetivos perseguidos por GENERALI Espaa con esta iniciativa.
La COVID-19 freno o acelerador del cambio?
El director de Contabilidad de GENERALI Espaa asegura que “hay una gran diferencia entre la situacin pre-COVID y la actual. Si GENERALI hubiera tenido esta aplicacin durante el confinamiento del pasado ao, las gestiones habran sido ms sencillas en una etapa convulsa para todos. Un momento en el que, adems, la compaa suprimi la gestin de liquidaciones en papel”.
Este tipo de escenarios dan lugar a replantearse nuevos objetivos y a revisitar viejas frmulas para ver qu se puede mejorar. Definitivamente, la incorporacin de esta aplicacin constata su utilidad para dar solucin a las necesidades actuales determinadas por la pandemia.
Unas necesidades que vemos, fundamentalmente en clave de seguridad. Las organizaciones deben cuidar y proteger a sus empleados, ahora ms que nunca. Por eso, la gestin del riesgo cobra, en este momento, un papel prioritario en la estrategia de gestin de gastos de viajes corporativos. Automatizar ayuda a disear modelos estratgicos ms fiables. Los informes de riesgo o los sistemas de Geolocalizacin facilitan la comunicacin y la identificacin de las zonas de mayor riesgo. Todo con la mirada puesta en la proteccin de los trabajadores durante sus desplazamientos.
Beneficios garantizados
En la actualidad, el despliegue del nuevo sistema est siendo progresivo entre los empleados. Muchas de las funciones que anteriormente tenan que hacer liquidaciones de gastos asociadas a los desplazamientos no se realizan en la actualidad por las restricciones derivadas de la pandemia. Conforme avance el proceso de vacunacin y se recupere la movilidad, se ir difundiendo el uso de la aplicacin entre los empleados de GENERALI Espaa.
Sin embargo, Mart Jo Ruiz, insiste en los beneficios que han obtenido al automatizar la gestin de los gastos. Beneficios que resume en los siguientes puntos:
- Agilidad en los procesos
- Gestin en movilidad a travs de la APP
- Clculo automtico de los gastos de kilometraje
- Gestin sencilla de dietas
- Conciliacin de pagos con tarjetas de empresa
- Paperless como consecuencia de un planteamiento enteramente digital
- Management inteligente del proceso gracias a la validacin automtica de los gastos
- Configuracin personalizada de workflows de validacin
- Gestin avanzada e integrada de la contabilidad con los sistemas corporativos
- Seguridad en el pago de gastos
- Reduccin de riesgos de gastos no conformes
- Seguimiento y management eficiente de las transacciones
Con todo, el director de Contabilidad de GENERALI Espaa insiste en que “ahora trabajamos con una herramienta enfocada al business inteligence. Facilita la toma de decisiones inteligente y ofrece precisin en los datos gracias al empleo de la tecnologa de reconocimiento inteligente OCR+, a los distintos paneles de control interactivos que ofrece para optimizar la visualizacin de los datos y al reporting completo y riguroso que presenta”.
Y, en trminos generales, segn Mart Jo Ruiz, tres de las principales ventajas que ofrece ZTravel son la eliminacin de papel, la simplificacin de procesos y el acceso multidispositivo ideado para ajustarse siempre a las preferencias de sus empleados.
En conclusin: todos ganan
Sin duda, estamos ante un aplicativo que agiliza y simplifica el trabajo de los empleados y viajeros en el mbito profesional. Especialmente en el entorno operativo ya que, con una sola foto, el proceso de liquidacin de gastos se convierte en una tarea extremadamente sencilla. Pero, tambin es un modelo de gestin que beneficia a los responsables financieros, as como a los encargados de validar los gastos. En este caso, con una revisin a travs de un e mail o de la APP, de una forma rpida y sencilla se realiza la aprobacin de las notas de gastos. Mientras que, para el administrador, que dispone de toda la informacin en la nube y con procesos automatizados e integrados tambin resulta ms fcil y seguro.
Hablamos de agilidad, de rapidez y de seguridad. Hablamos de seguimiento y de la posibilidad de tener un management further sobre todos los gastos ya que los informes de liquidacin proporcionan informacin de primer nivel para analizar y decidir. Informes completos y, sobre todo, muy visuales y tiles para la toma de decisiones basada en datos relevantes.
Pero, tambin hablamos de rentabilidad optimizada, de eficiencia y ahorro de tiempo y reduccin de errores, de satisfaccin, gracias a la experiencia mejorada para todos o de mayor visibilidad de los patrones de gasto. Una visibilidad que proporciona un entendimiento world de los gastos corporativos. Pero, tambin hablamos de una mayor transparencia en la poltica de viajes y de una gestin de gastos simplificada.
Finalmente, es importante sealar que ZTravel est completamente integrada con los distintos aplicativos de la compaa y conectado con el sistema contable. Posee la specific ventaja de vincular a cada usuario de manera automtica y actualizada a su perfil, lo que permite un rpido acceso a su historial de liquidaciones y pagos. De cara al futuro, GENERALI Espaa espera de esta solucin lograr una completa implantacin a nivel interno para suscitar un uso generalizado una vez el escenario pueda propiciar una mayor movilidad de sus propios empleados.
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” Fuentes www.rrhhdigital.com ”