Dentro de la vida empresarial una de las actividades que se hacen de manera cotidiana son los viajes. Si bien se vieron forzados a ser pausados durante la pandemia covid, ya se han empezado a reactivar y las empresas deben retomar la organización de los viajes.
Uno de los aspectos importantes que ha destacado luego de la pandemia ha sido que los viajes se pueden planificar de manera distinta y ser necesarios con menos frecuencia, ya que las reuniones virtuales son una opción viable.
Sin embargo, hay actividades que siguen teniendo necesidad de hacer viajes corporativos y estos exigen una buena planificación. Por ello, veremos a continuación 5 consejos útiles para organizar los viajes corporativos de la empresa.
¿En qué consiste la gestión de los viajes corporativos?
La gestión de viajes corporativos comprende una estructura y lineamientos que la empresa sigue al momento de planificar un viaje que esté relacionado a la actividad de la misma. Así, la gestión del viaje comprende la planificación de su fecha, compra de boletos, traslado, alojamiento, viáticos y demás.
La gestión de los viajes corporativos la puede hacer la misma empresa o se puede hacer a través de una agencia de viaje. Dependerá de cada empresa y de sus necesidades la decisión de la forma en la gestionará los viajes.
De igual modo, hay softwares que las empresas pueden usar para manejar la cantidad de viajes que hacen sus empleados y llevar un management de los gastos.
La importancia de los viajes corporativos
Los viajes corporativos son importantes porque permiten que la empresa pueda llevar a cabo actividades en otras regiones fuera de la oficina. Por ejemplo, los viajes corporativos pueden ser de gran importancia durante la expansión de la empresa a nuevos mercados en el extranjero.
Su correcta gestión será clave para conseguir los objetivos de la empresa, así como la seguridad de los ejecutivos que estén viajando y el uso eficiente de los recursos. Esto último permitirá que la empresa no incurra en gastos innecesarios o planifique más viajes de los necesarios.
¿Cómo organizar viajes corporativos?
Al gestionar los viajes corporativos existen diferentes variables que se deben considerar, tales como los gastos de hospedaje, traslados, viáticos, la seguridad de los ejecutivos que viajan, el calendario de quienes están viajando para no comprometer otras actividades importantes de la empresa y más.
Por ello, al ser algo que demanda varios aspectos, es importante destinar una planificación cuidadosa y, a continuación, veremos algunos consejos útiles al momento de gestionar viajes corporativos.
Tener una política de viajes
Para una empresa es importante sentar los lineamientos para los viajes corporativos en un documento. De este modo, todas las decisiones en torno a los viajes que deban hacerse con los recursos de la empresa, se tomarán siguiendo estos lineamientos.
Pero, ¿qué debe decir el documento? Este debe ser una guía para la organización del viaje y las condiciones básicas que se deben cumplir para realizarlos, con el objetivo de mantener a los representantes de la empresa seguros. De igual modo, una buena política permitirá hacer un uso eficiente de los recursos de la empresa al momento de asignar el presupuesto viaje, así como de la justificación de los gastos por parte de los ejecutivos.
Por otro lado, la política de viajes debe ser versatile, de modo que las personas puedan actuar con agilidad ante algún inconveniente y los procesos se puedan hacer de manera óptima, sin tener que adherirse a una regla “rígida”.
Así, la empresa podrá adaptarse a distintas condiciones en la planificación de sus viajes, consiguiendo los objetivos y una alta productividad por parte de sus colaboradores, con eficiencia y management de los gastos que se han generado.
Podemos usar el ejemplo de política de viajes para empresas de TravelPerk como una guía para la planificación de viajes en una empresa, la cual consta de 6 secciones: introducción, proceso de reserva, tipos de gastos, gastos no reembolsables, informes de gastos y mecanismo de reembolso.
Planificar bien y con antelación
Uno de los aspectos que ayuda en los viajes, tanto familiares como corporativos es la planificación con antelación, especialmente cuando la planificación se hace de manera correcta.
Por un lado, planificar con antelación permite obtener mejores precios, ya que las aerolíneas y hoteles suelen tener tarifas más bajas cuando se reserva con antelación. A su vez, hacer la planificación con antelación da lugar a evaluar diferentes opciones para elegir la mejor con un buen precio.
Otro punto importante es que, al planificar un viaje, es importante considerar todos los aspectos que comprenden el mismo. Por ejemplo, si la empresa está planeando un viaje corporativo deberá considerar:
· Los gastos de traslado desde y hacia al aeropuerto.
· Boletos aéreos.
· Gastos de hospedaje.
· Viáticos y demás.
Así, es importante que al momento de planificar un viaje corporativo no quede nada sin considerar, de modo que no haya ningún inconveniente para los ejecutivos durante el viaje.
Llevar un management de gastos
Para toda empresa, llevar un management de los egresos es de suma importancia y los gastos en viajes no son una excepción. Por ello, las empresas y sus colaboradores deben tener un management estricto de los gastos en los que incurren.
Para ello se pueden implementar programas para el management de gastos o hacer un seguimiento handbook de los gastos en los que se incurre. Esto es importante, especialmente porque en una política de viajes se suelen diferenciar los gastos reembolsables de los no reembolsables.
Así, si un ejecutivo debe hacer un gasto durante el viaje y pagarlo, podrá solicitar el reembolso a la empresa demostrando el comprobante de la transacción que realizó.
El management de gastos permite un mejor management administrativo y contable de la empresa, así como una mejor planificación para viajes futuros y estar al tanto de los gastos que deben asumirse.
Acuerdos con proveedores
Las empresas que hacen viajes corporativos de manera frecuente pueden optar por hacer acuerdos con proveedores, de modo que puedan obtener mejores precios para sus viajes. Esto puede ser especialmente válido con aerolíneas, hoteles o agencias de viajes.
Así, la empresa podrá obtener mejores precios en boletos aéreos, mejores precios por noche en hoteles o mejores paquetes para viajes en las agencias.
Si la empresa planifica viajes de manera frecuente a una ciudad, será recomendable usar los mismos hoteles y rutas para poder llegar a un acuerdo con los proveedores y obtener un mejor precio.
Esto ayudará a que la empresa pueda ahorrar recursos en sus viajes corporativos, a la vez que tiene la seguridad de trabajar con el mismo proveedor y construir una relación entre los negocios que sea ventajosa.
Dar prioridad a la seguridad
Un punto importante para los viajes corporativos es la seguridad de los ejecutivos que están viajando.
Llegar a otro país u otra ciudad desconocida puede ser algo difícil, incluso si es por cuestiones de trabajo. Por ello, es importante que la empresa vele por la seguridad de sus colaboradores en todo momento.
Esto se ve reflejado contratando servicios confiables, tales como servicios de transporte seguros para llevar a las personas desde y hacia el aeropuerto, reservar el resort a través de medios seguros para evitar estafas y demás.
Esto permitirá que se presenten contratiempos durante los viajes corporativos y que los colaboradores de la empresa sientan que están seguros en todo momento, dedicando sus esfuerzos al motivo del viaje.
Organización de los viajes corporativos
Tal como hemos visto, la gestión de los viajes corporativos puede llegar a ser un reto, por lo que es importante hacerlo con cuidado y haciendo uso de herramientas adecuadas para ello.
Las herramientas digitales pueden ayudar a facilitar el management y la planificación de los viajes, por lo que es importante que las empresas puedan adoptarlas e implementarlas. Incluso pueden conectarlas directamente con sus programas de contabilidad o administración, de modo que puedan cargar los gastos de manera directa.
Por otro lado, la reactivación de los viajes corporativos luego de la pandemia es una oportunidad para mejorar los procesos hechos por las empresas previamente. Por ello, es importante que la empresa se mantenga en una constante evaluación de sus procesos y logré detectar oportunidades de mejoras a tiempo, así como corregir posibles errores cuando sea necesario.
” Fuentes murciaeconomia.com ”