La digitalización ha revolucionado todas las esferas de la vida, incluyendo el trabajo y los negocios. En el caso de las empresas, digitalizar los procesos administrativos no solo hace nuestra vida mucho mejor, sino que también nos ayuda a ser más eficientes, productivos y competitivos en el mercado.
En este artículo, te compartimos algunas formas de digitalizar los procesos administrativos de tu negocio en el 2023. Desde la organización de viajes online hasta la gestión del contenido y el servicio al cliente, todo lo que encontrarás aquí te será muy útil.
Viajes: el motor de los negocios
¿Sabías que los viajes son esenciales para todas las empresas? En el mundo de los negocios, viajar a conferencias o encuentros con otros empresarios nos ayuda a expandir nuestras oportunidades. En nuestros viajes, también podemos conocer nuevos clientes e, incluso, consolidar alianzas estratégicas con otros socios.
Aunque viajar es maravilloso, debes saber que, en este campo, no todo lo que brilla es oro. Si no cuentas con herramientas tecnológicas para organizarte, programar un viaje de negocios será un fuerte dolor de cabeza. Y la cura para ese dolor es siempre la tecnología.
Por ejemplo, las online travel agencies (OTA) son una gran revolución en este aspecto. Estas agencias de viaje en línea nos ofrecen opciones para reservar vuelos y alojamientos. Muchas de estas OTA’s ofrecen paquetes que incluyen vuelos, hoteles y hasta recorridos turísticos. Estos paquetes resultan en un significativo ahorro de costos en tus viajes empresariales.
Las OTA también te pueden brindar información sobre lugares específicos. Por ejemplo, si tienes una feria comercial en Málaga en la que pretendes contactar distintos proveedores, estas agencias te pueden asesorar a la hora de buscar las mejores maneras de movilizarse en la ciudad.
La contabilidad: tecnología para hacerla más fácil
¿Te abruma la contabilidad? No eres el único. De hecho, a muchos empresarios les cuesta mucho la gestión de la contabilidad por diferentes razones. Por ejemplo, algunos dueños de negocios tienen nociones muy básicas de este tema, mientras que otros carecen de medios tecnológicos o personal para registrar sus movimientos financieros.
Debes saber que por más difícil que parezca, llevar eficientemente la contabilidad es la piedra angular de tu negocio. Cuando se gestiona correctamente, la contabilidad te empodera sobre tus finanzas y te permite tener información para tomar decisiones estratégicas. Adicionalmente, te evita problemas con la ley. No solo cumples con tus pagos a proveedores, sino también con tus impuestos. ¿Ves cuán importante es?
Existen muchas alternativas en el mercado para optimizar tu gestión financiera. Por ejemplo, hoy existen programas de contabilidad que te brindan mucha paz cuando se trata de registrar movimientos financieros. Aparte, con estas herramientas puedes hacer cosas geniales como, por ejemplo:
- Llevar un registro de ingresos y gastos en tiempo real y en la nube
- Crear facturas automáticas y personalizadas con el look & feel de tu empresa
- Hacer pagos a proveedores mediante integraciones con bancos
- Recibir alertas periódicas sobre impuestos por pagar
- Generar reportes financieros para tener mayor perspectiva sobre el funcionamiento de tu negocio
La gran ventaja de estos programas contables es que todo está en un mismo lugar. Generalmente, los software de contabilidad cuentan con un panel que te brinda cifras y te permite hacer interpretaciones acerca de lo que anda bien o mal con tu negocio. Lo mejor de todo, es que haces todo esto por ti mismo. ¡No necesitarás ayuda técnica!
Al usar programas de contabilidad, logras estas metas tan importantes para cualquier empresa:
- Ahorrar tiempo y recursos
- Reducir al máximo los errores humanos
- Integrar la información online y offline en un solo lugar
- Gestionar la información en tiempo real
- Proteger tus datos personales y los de tus clientes
Diseño web: dando a conocer tu negocio al mundo
Un requisito indispensable para forjar una excelente presencia en línea es tener una página web. ¿Sabes por qué? Un sitio web funciona como la ventana de tu casa. Si observas a través de la ventana, puedes ver qué hay dentro de tu hogar. ¿No es así?
Del mismo modo que sucede con una ventana, los usuarios pueden conocer de qué trata tu negocio con solo “asomarse” a tu página web.
Es allí donde interactúas con los usuarios y comunicas tu identidad, marca, valores, causas y responsabilidad social. En este mismo lugar, anuncias tus productos, promueves descuentos y divulgas contenido de alta calidad para cautivar a tu audiencia.
Anteriormente, se pensaba que construir un sitio web era cosa de expertos. Esta idea es hoy un mito. Gracias a las plataformas disponibles en el mercado, puedes crear una página sin conocimiento técnico. Además, puedes personalizarla tanto como quieras y publicar excelente contenido.
Con plataformas como Wix, WordPress y Shopify puedes crear páginas de lujo, gestionar inventarios, procesar pagos y posicionarte en los primeros lugares de búsqueda en Google. Al mismo tiempo, necesitas pensar en un excelente web hosting. Recuerda que un hosting no solo te permite alojar información; también es una fuente de seguridad informática.
A continuación, te explicaremos cómo elegir el mejor hosting:
- Identifica la necesidad: antes de contratar cualquier proveedor de hosting, es importante establecer tus necesidades. Por ejemplo, ¿buscas una opción económica? Quizá lo tuyo sea un hosting compartido. ¿Quieres publicar mucho contenido multimedia? Tal vez requieras un hosting con amplia capacidad de almacenamiento.
- Investiga las opciones: existen diversos proveedores de servicios de hosting en el mercado. Sin embargo, no todos ellos son iguales. Por eso es importante que compruebes la calidad del servicio. Para esto puedes leer los reviews de los usuarios.
- Conoce más sobre el soporte al cliente: un proveedor de hosting debe tener un gran soporte al cliente. Si tu página web se cae, un soporte 24/7 te sacará del aprieto.
- Prioriza la seguridad: asegúrate de que tu proveedor de web hosting cuente con protocolos de seguridad informática para proteger los datos sensibles. Si un proveedor cuenta con certificados SSL y mecanismos sólidos de verificación de usuarios, puedes estar tranquilo.
CMS: Tu principal socio en la gestión de contenido
Conocido también como ‘sistema de gestión de contenidos’, un CMS te ayuda a crear, editar y administrar el contenido de tu página web.
Al igual que las plataformas que mencionamos anteriormente, los CMS te guían para que hagas todo intuitivamente y sin necesidad de experticia en diseño web. Gracias a los CMS, puedes añadir textos, videos, imágenes, GIF y otros elementos multimedia a tu sitio web.
¿Deseas saber cuáles son los CMS más populares? Te contamos sobre ellos a continuación:
- WordPress: este CMS es popular por muchísimas razones, pero las principales son su amplia capacidad de personalización y excelente gestión del SEO.
- Joomla: Como el anterior CMS, Joomla tiene extensiones y funciones para diseñar sitios web funcionales.
- Drupal: en contraste con otros CMS, Drupal es más complejo en su manejo. Si bien ofrece varias opciones de personalización, debes tener algún conocimiento técnico para poder utilizarlo. A cambio, Drupal ofrece seguridad informática de alto nivel.
La regla de oro para hallar un CMS de excelente calidad es probar antes de comprar. Muchos CMS te brindan pruebas gratuitas para que puedas tomar una decisión. Incluso, algunos de estos te avisan cuándo se vence el tiempo de prueba.
CRM: Tecnología para cuidar a tus clientes y aumentar las ventas
Los clientes y las ventas son la punta de lanza de una empresa. Es gracias a estas que se mueve un negocio y se expande sin límites. Sin los clientes y las ventas, tu negocio no tendría razón de ser. Por ende, necesitas tecnología de punta que te permita cuidar a tus clientes y gestionar ventas como un profesional. ¡Todo eso lo puedes hacer con un CRM!
También conocidos como ‘sistemas de gestión de relaciones con los clientes’, los CRM te ayudan a comunicarte con tus clientes y seguir de cerca sus necesidades. Además, puedes ofrecerles un servicio personalizado. Como estas plataformas te proveen reportes sobre el comportamiento de tus clientes, puedes hacer ajustes y mejorar productos o servicios.
Una de las cualidades más importantes de los CRM es la posibilidad de integrarse con varias aplicaciones. Las integraciones con otros sistemas de gestión empresarial en la nube, como Google Docs o Slack, hacen que tu equipo de ventas colabore más a menudo para resolver problemas o cerrar negocios.
Actualmente, la inteligencia artificial está en la cúspide. Por tal motivo, los chatbots han adquirido protagonismo en el mundo de las ventas y se han incluido dentro de los CMR. Un ejemplo de esto es Zendesk.
Cuando se integran con los CRM, los chatbots pueden resolver preguntas frecuentes y vender. Si existe un asunto complejo por resolver, el CRM trasladará la comunicación con el cliente desde el chatbot hasta un agente humano.
Los chatbots también ofrecen servicio todos los días del año y en todos los idiomas. Puesto que la atención que proveen los chatbots es personalizada, puedes ganar clientes nuevos y fidelizar los que ya tienes.
¿Quieres saber cómo sacar el máximo provecho de tu CRM? Esto se puede lograr con estas importantes acciones:
- Entrenar a tu equipo
- Integrar la información online y offline sobre tus clientes
- Explorar los datos que te provee la plataforma y tomar decisiones en consecuencia
- Aprovechar al máximo las integraciones
Digitaliza tus procesos administrativos para expandir tu negocio en el 2023
La digitalización de tus procesos administrativos en el 2023 hará que tu negocio florezca. Si utilizas herramientas digitales en procesos clave como la gestión de viajes, la contabilidad, el diseño de páginas web, el manejo del contenido y las relaciones con los clientes, tu negocio llegará al siguiente nivel no solo ahora, sino también en el futuro.
¿Ya intentaste alguna forma de digitalización en tu negocio? ¡Cuéntanos más!
Metadescripción
La digitalización es la clave para optimizar los procesos administrativos de tu negocio en el 2023. Aprende cómo, dónde y con qué hacerlo.
Sobre la autora
Vivian A. Martínez-Díaz
Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.
” Fuentes www.eleconomista.com.mx ”
